Documentation

Application Notion

J’ai besoin d’avoir un outil pour exprimer et classer mes idées et Notion est la meilleure application que j’ai trouvé pour cela. Sur tout support, que ce soit pour la prise de note, l’organisation d’un projet, la sauvegarde de liens à consulter ou simplement la rédaction d’un document, Notion permet de rédiger des billets, listes, tableaux de données de manière optimale, et surtout d’organiser ces contenus. Cette application a remplacé tous mes anciens outils comme OneNote, Trello et DokuWiki.

C’est l’application qui fait tout sans vous perdre au milieu de nombreuses fonctionnalités ; Notion est une remarquable leçon de design. Il vous permet d’installer un espace de travail, mais aussi d’expression pour toutes vos activités. Le tout part d’une base, la page.

Document puzzle

Au sein des pages que vous créez vous allez insérer des modules. Le module Text vous permet d’écrire des paragraphes, lister avec des puces, des nombres, des cases à cocher, coloriser du code. Il y a aussi des modules pour insérer des images, des vidéos, des fichiers. Comme un puzzle, vous pouvez placer les éléments les uns en dessous des autres ou les placer côte à côte, telles des colonnes. Ainsi vous pouvez assembler, redisposer votre page, lui donner un titre, y ajouter une icône, une image d’en-tête ; vous pouvez construire vos documents et les rendre attrayants.

Notion permet de réaliser des pages, mais aussi de les partager. Tel un site web, vous pouvez choisir de partager certaines parties de votre espace de travail avec les internautes, autoriser l’indexation de ces ressources sur les moteurs de recherche ; Notion peut devenir un espace web à part entière, à la fois blog, base de connaissance, page de présentation, de téléchargement.

Vous allez pouvoir placer vos pages à la racine de votre espace de travail ou bien les imbriquer dans d’autres page via le module Page ou via une base de données. Ce sont là des extensions qui vous permettent de répartir votre contenu plutôt que d’écrire des documents trop chargés. Dans la logique des wiki, vous allez pouvoir créer votre web, votre réseau de connaissances.

Bases de données

Une base de donnée dans Notion n’est rien d’autre qu’une liste de pages. L’intelligence de Notion, c’est de vous permettre de changer la forme de cette liste. Vous pouvez doter vos pages de métadonnée : leur assigner une date, un type, des étiquettes etc.. Ces données vont enrichir votre page et faciliter son affichage dans la base de donnée. Vous allez pouvoir afficher vos pages sous la forme de tableau, de liste, mais aussi de calendrier si une date est assignée à vos pages. En un clic votre base de donnée pourra adopter d’autres formes d’affichages comme le tableau kamban, la galerie. En plus de changer le forme d’affichage, vous avez la possibilité en fonction des métadonnées de vos pages de filtrer l’affichage, de les ordonner selon leur nom, leurs étiquettes.

Vos pages restent des pages, avec leur contenu, mais elles sont organisées visuellement. Il suffit de les saisir, de les catégoriser et vous pouvez mettre de l’ordre dans vos idées en un clic pour les appréhender plus complètement.

Vous êtes rapidement invités à utiliser les raccourcis clavier et après une heure à comprendre le fonctionnement des pages, modules, vous vous tournerez rapidement vers les bases de données et les fonctionnalités avancées qu’elles vous proposent comme la création de modèles.

Normalisé

J’aime chez Notion cette attention portée à la lisibilité et à la normalisation de vos pages. Vous êtes à la fois libre de rédiger, lister, même de publier sur Internet. Mais vous être contraints de rester dans une norme. Seules trois typographies sont disponibles ; il n’est pas possible de donner de couleurs trop exotiques à votre texte ; les marges entre les éléments sont fixes et il n’y a que deux largeurs de page au choix. Vous êtes invité à créer, partager vos pages, vos mises en pages, à adapter tout ce qui vous ait proposé pour répondre à vos besoins : Notion est une démonstration de la simplicité, capable de donner des outils puissants. Il ne vous manque que les idées, et la communauté se fera un plaisir de vous guider.

Cette philosophie de la simplicité et de l’ouverture se retrouve également dans les exports. Une fois vos pages créées, vous allez pouvoir les exporter en PDF, mais aussi en format ouvert : markdown pour les pages et en CSV pour les bases de données. Vos données sont ainsi réutilisables, elles peuvent être importées dans d’autres outils. Vous pouvez aussi enregistrer tout ou partie de votre espace de travail sous forme de site web à l’image de l’application web Notion si vous faites un export HTML.

Notion a une version gratuite comprenant toutes les fonctions, mais limitant votre contenu total à un millier de modules. La version personnelle, gratuite pour les étudiants et enseignants, est facturée 48$ pour un an et permet de l’ajout de contenu sans aucune limitation. La facturation est automatiquement renouvelée, sauf annulation. Il y a également des offres pour les équipes et entreprises permettant d’utiliser Notion comme espace de travail collaboratif.

Conditions d’utilisation de Notion

Si vous n’avez pas le temps de lire les conditions générales d’utilisation de Notion en anglais, je vous présente ici un résumer en quelques points. Globalement, vos données personnelles sont largement communiquées aux partenaires de Notion Lab, une entreprise américaine en relation avec Google, Amazone, Facebook etc. dans des intentions commerciales. En créant votre compte, vous acceptez certaines conditions sur le contenu qui y est lié.

Contenu

En tant que particulier, vous restez le propriétaire de ce que vous publiez sur Notion (dans la mesure où vous n’enfreignez par le droit d’auteur d’un tiers ou plus globalement la Loi, auquel cas, Notion se donne le droit de supprimer votre contenu). Toutefois, tout ce que vous transmettez à Notion Labs est stocké aux États-Unis et c’est la législation de ce pays qui gère vos données, notamment personnelles. Il faut préciser que votre contenu est stocké indéfiniment par l’entreprise et ses tiers, sauf suppression explicite.

En rédigeant votre contenu sur ce service, « vous accordez à Notion une licence non exclusive, perpétuelle, irrévocable, […] pour accéder, utiliser, héberger, mettre en cache, stocker, reproduire, transmettre, afficher, publier, distribuer, modifier et adapter votre Contenu et créer des œuvres dérivées ». L’entreprise Notion Labs peut ainsi utiliser le contenu (à ne pas confondre avec les données personnelles évoquées ci-dessous), même privé, que vous lui fournissez par un contrat signé lors de la création de votre compte.

Données personnelles

« Nous utilisons vos informations personnelles pour fournir et améliorer le service, […] vous acceptez la collecte, l’utilisation et la divulgation d’informations ». Notion Labs enregistre notamment votre nom, prénom, votre photo de profil, votre numéro de carte bancaire, votre ip, le type et modèle d’appareil, les heures et habitudes d’utilisation du service pour développer des statistiques. Ces données sont partagées avec leurs partenaires « qui collectent, surveillent et analysent ces données pour fournir des analyses et d’autres données pour nous aider à augmenter la fonctionnalité de notre service et pour nous aider à faire la publicité de nos produits et services ». Ces entreprises ont leurs propres conditions d’utilisation dont dépendent également votre contenu et vos données personnelles et Notion indique « utiliser et partager vos informations personnelles avec [ses] prestataires de services tiers pour commercialiser [leur] propre service ». Il est notamment question de publicité ciblée.

Tout cela s’ajoute aux droits que vous accordez aux internautes en publiant votre contenu, en permettant éventuellement de le commenter, de le modifier, de le dupliquer.

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